1.         GİRİŞ

1.1     Giriş

Termokar Isıtma Soğutma Klima Chzl. San. ve Tic. A.Ş. (“Şirket”) kişisel verilerin korunması ve işlenmesinde başta Anayasa’nın 20. maddesinde düzenlenen özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumaya azami önem atfetmektedir. Bu çerçevede, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun” ya da “KVK Kanunu”) uyarınca kişisel verilerin hukuka uygun olarak korunması ve işlenmesine özen göstermekte, tüm planlama ve faaliyetlerinde bu anlayışla hareket etmektedir.

Şirketimiz, özel hayatın gizliliğinin temeli olan kişisel verilerin korunması ve işlenmesini sadece mevzuata uyum sağlama kapsamında değerlendirmemekte, yaklaşımının temeline insana verdiği değeri koymaktadır. Bu bilinçle hareket eden Şirketimiz kişisel verilerin hukuka uygun olarak korunması ve işlenmesi için gerekli her türlü idari ve teknik önlemi almaktadır.    

1.2          Politika’nın Amacı

Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nın (“Politika”) amacı, Kanun’un amacına uygun olarak tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin korunması ve işlenmesinde başta Anayasa’nın 20. maddesinde düzenlenen özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini azami derecede korumak ve Şirketimizin yükümlülükleri ile Kanun uyarınca uyacağı usul ve esaslar hakkında kişisel veri sahiplerini (ilgili kişi) bilgilendirmektir. Politika’nın amacı doğrultusunda, Şirketimiz tarafından gerçekleştirilen kişisel verilerin korunması ve işlenmesi faaliyetlerinde mevzuata tam uyumun sağlanması ve kişisel veri sahiplerinin özel hayatın gizliliği ve veri güvenliği hakkının korunması hedeflenmektedir.

1.3          Politika’nın Kapsamı

Bu Politika; gerçek kişi olmak kaydıyla Çalışanın Aile Bireyleri, Çalışan Adayı, Çalışan, Denetçi, Hizmet Sağlayıcı Çalışanı, İş Ortağı Yetkilisi, Mali Müşavir, Müşteri, Müşteri Çalışanı, Müşteri Yetkilisi, Stajyer, Şirket Hissedarı, Şirket Yetkilisi, Taşeron Çalışanı, Taşeron Yetkilisi, Tedarikçi, Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi, Üçüncü Kişiler, Yönetim Kurulu Üyeleri, Ziyaretçi için hazırlanmıştır ve bu belirtilen kişiler kapsamında uygulanacaktır. Şirket, bu Politika’yı internet sitesinde yayımlamak suretiyle bu kişisel veri sahiplerini Kanun hakkında bilgilendirmektedir. Hangi sıfatla olursa olsun tüzel kişilere bu Politika uygulanmayacaktır. Şirketimiz çalışanları için, “Çalışanlar için Kişisel Verilerin İşlenmesi Politikası” uygulanacaktır.

Bu Politika, yukarıda belirtilen ilgili kişiler için, kişisel verilerinin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla Şirketimiz tarafından işlenmesi halinde uygulanacaktır. Verinin aşağıda belirtilen kapsamda “Kişisel Veri” kapsamında yer almaması veya Şirketimiz tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetinin yukarıda belirtilen yollarla olmaması halinde bu Politika uygulanmayacaktır.

1.4          Tanımlar

Bu Politikanın uygulanmasında kullanılan kavramlar aşağıda yer verilen anlamları ifade eder:

Açık Rıza	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır.
Alenileştirme	“Herkes tarafından bilinir kılma” anlamında olan alenileştirme kavramı, 6698 sayılı Kanun’un 5. maddesinde, kişisel verilerin işlenebilmesi için gerekli olan “kişisel verisi işlenen gerçek kişinin açık rızasının alınması gerekliliği”nin istisnalarından biri olarak sayılmıştır.
Aydınlatma Yükümlülüğü	Veri sorumlusunun, kişisel verilerini işlediği kişilere, bu verilerinin kim tarafından, hangi amaçlarla ve hangi hukuki gerekçelere dayanarak işlenebileceği, kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği hususunda bilgi vermesi yükümlülüğüdür.
İlgili Kullanıcı	Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.
İmha	Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini ifade eder.
Kişisel Verilerin İşlenmesi	Kişisel Verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.
KVK Kurulu	Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’dur.
İlgili Kişi / Kişisel Veri Sahibi	Kişisel Verisi (Özel nitelikli kişisel veriler dahil) işlenen Çalışanın Aile Bireyleri, Çalışan, Çalışan Adayı, Denetçi, Hizmet Sağlayıcı Çalışanı, İş Ortağı Yetkilisi, Mali Müşavir, Müşteri, Müşteri Çalışanı, Müşteri Yetkilisi, Stajyer, Şirket Hissedarı, Şirket Yetkilisi, Taşeron Çalışanı, Taşeron Yetkilisi, Tedarikçi, Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi, Üçüncü Kişiler, Yönetim Kurulu Üyeleri, Ziyaretçiyi ifade eder.
Kişisel Veri	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.
Kurum	Kurul ve Başkanlıktan oluşan Kişisel Verileri Koruma Kurumudur.
Otomatik Olarak Veri İşleme	Bilgisayar, telefon, saat vb. işlemci sahibi cihazlar tarafından yerine getirilen, yazılım veya donanım özellikleri aracılığıyla önceden hazırlanan algoritmalar kapsamında insan müdahalesi olmadan kendiliğinden gerçekleşen işleme faaliyetidir.
Özel Nitelikli Kişisel Veri	Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli verilerdir.
Sicil	Veri Sorumluları Sicili’dir.
Şirket / Şirketimiz	TERMOKAR ISITMA SOĞUTMA KLİMA CHZL. SAN. VE TİC. A.Ş.’dir.
Veri İşleyen	Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına Kişisel Veri işleyen gerçek veya tüzel kişidir.
Veri Kayıt Sistemi	Kişisel Verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade eder.
Veri Kategorisi	Kişisel verilerin ortak özelliklerine göre gruplandırıldığı veri konusu kişi grubu veya gruplarına ait kişisel veri sınıfıdır.
Veri Konusu Kişi Grubu	Veri sorumlusunun kişisel verilerini işlediği ilgili kişi grubudur.
Veri Sorumlusu	Kişisel Verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.

1.5          Politika’nın Yürürlüğü

Termokar Isıtma Soğutma Klima Chzl. San. ve Tic. A.Ş. tarafından düzenlenerek 01.06.2020 tarihinde yürürlüğe giren Politika, Şirket’in internet sitesinde (www.termokar.com) yayımlanarak ilgili kişilerin erişimine sunulur.

2.         KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

2.1          Kişisel Verilerin Güvenliği

Şirketimiz Kanun uyarınca kişisel verileri güvenli bir şekilde saklamak, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü idari ve teknik tedbiri alır. Kişisel verilerin güvenliğine ilişkin alınan idari ve teknik tedbirler Şirketimizin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda ayrıntılı olarak düzenlenmektedir.

Şirketimiz Kanun ve sair mevzuatta yer alan düzenlemelere uygun hareket edilmesini teminen “Kişisel Verilerin Korunması Yönetim Sistemi”ni kurmuş ve bu kapsamda Politika’nın ve ilgili diğer politikaların uygulanmasını sağlamak için bünyesinde Kişisel Verileri Koruma Komitesi’ni oluşturmuştur.

2.2          Denetim

Şirketimiz yukarıda açıklanan veri güvenliğinin tesisi ve alınan tedbirlerin düzenliliğini ve devamlılığını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Kişisel Verileri Koruma Komitesi kişisel verilerin güvenliği için alınan tedbirleri denetler.

2.3          Gizlilik

Şirketimiz ilgili veri sorumluları ve veri işleyenlerin, sahip oldukları kişisel verileri Kanun ve Politika hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklamamaları ve işleme amacı dışında kullanmamaları için teknolojik imkan ve uygulama maliyetlerine göre gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri alır. Bu bağlamda şirket çalışanları için Kanun ve Politika hakkında bilgilendirme ve eğitim çalışmaları yürütülür, ilgili çalışanların işe alınma süreçlerinin bir parçası olarak gizlilik sözleşmeleri imzalatılır.

2.4          Kişisel Verilerin Yetkisiz İfşası

Şirketimiz tarafından işlenen kişisel verilerin kanuna uygun olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, Şirketimiz bu durumun KVK Kurulunca belirlenen süreler dahilinde ilgili kişiye ve KVK Kuruluna bildirilmesi için gerekli işlemleri yürütür. KVK Kurulu tarafından gerek görülmesi halinde bu durum KVK Kurulunun internet sitesinde ya da KVK Kurulu tarafından uygun görülecek başka bir yöntemle ilan edilir.

2.5          İlgili Kişilerin Yasal Haklarının Gözetilmesi

Şirketimiz ilgili kişilerin Politika ve Kanun’un uygulanması ile ilgili tüm yasal haklarını gözetir ve bu haklarının korunması için gerekli tüm önlemleri alır.

2.6          Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir. Şirketimiz özel nitelikli kişisel verilerin, başkaları tarafından öğrenildiği takdirde ilgili kişinin mağdur olmasına veya ayrımcılığa maruz kalmasına neden olabilecek nitelikte veriler olmalarının farkında olup bu sebeple hukuka uygun olarak işlenen bu tür kişisel verilerin korunması için Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemleri hassasiyetle alır. Bu çerçevede; sistemli, kuralları net bir şekilde belli, yönetilebilir ve sürdürülebilir ayrı bir politika (Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Güvenliği Politikası) ve prosedüre sahiptir.

3.         KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE AKTARILMASI

3.1          Kişisel Verilerin İşlenmesinde ve Aktarılmasında Genel İlkeler

Şirketimiz tarafından kişisel veriler, Kanun’da ve bu Politikada öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenir. Şirketimiz kişisel verileri işlerken aşağıdaki ilkelere uyar.

3.1.1          Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Olma

Şirketimiz kişisel verileri ilgili mevzuata ve dürüstlük kuralının gereklerine uygun olarak işler ve bu sınırlar içerisinde kullanır. Dürüstlük kuralına uygun olma ilkesi uyarınca Şirketimiz, veri işlemedeki hedeflerine ulaşmaya çalışırken ilgili kişilerin çıkarlarını ve makul beklentilerini dikkate alır. İlgili kişinin beklemediği ve beklemesinin de gerekmediği sonuçların ortaya çıkmasını önleyici şekilde hareket eder. İlke uyarınca ayrıca ilgili kişi için söz konusu veri işleme faaliyetinin şeffaf olmasını sağlar; bilgilendirme ve uyarı yükümlülüklerine uygun hareket eder.

3.1.2          Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olma

Şirketimiz ilgili kişilerin temel haklarını ve meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlar. Bu kapsamda verilerin elde edildiği kaynakların belirli olması, doğruluğunun teyit edilmesi, güncellenmesinin gerekip gerekmediğinin değerlendirilmesi gibi hususları özenle dikkate alır. Şirketimiz aktif özen yükümlülüğü uyarınca her zaman kişisel veri sahibinin bilgilerinin doğru ve güncel olmasını temin edecek kanalları açık tutar. Kişisel verilerin doğru ve güncel bir şekilde tutulması, Şirketimizin menfaatlerini koruduğu gibi ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerinin korunması bakımından da gereklidir.

3.1.3          Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşlenme

Şirketimiz veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirler ve bu amacın meşru olmasını sağlar. Amacın meşru olması, Şirketimizin işlediği kişisel verilerin, yapmış olduğu iş veya sunmuş olduğu hizmetle bağlantılı ve bunlar için gerekli olması anlamına gelir. Şirketimiz belirttiği bu amaçlar dışında başka amaçlarla veri işleme yapmaz. Bu itibarla, kişisel veri işleme amaçlarının açıklandığı hukuki işlem ve metinlerde belirlilik ve açıklık ilkesine uyumda hassasiyet gösterir.

3.1.4          İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Şirketimiz işlenen kişisel verilerin, belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli olmasına dikkat eder ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan verilerin işlenmesinden kaçınır. Şirketimiz mevcutta olmayan ve sonradan gerçekleşmesi düşünülen amaçlarla kişisel veri toplamaz veya işlemez. Sonradan ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik olarak veri işlemek için işlemeye ilk kez başlıyor gibi Kanun’da düzenlenmiş olan işleme şartlarını gerçekleştirir. Ayrıca işlenen veriyi sadece amacın gerçekleştirilmesi için gerekli olanla sınırlı tutar. Ölçülülük ilkesi kapsamında, veri işleme ile gerçekleştirilmesi istenen amaç arasında makul bir denge kurar.

3.1.5          İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Edilme

Şirketimiz ilgili mevzuatta verilerin saklanması için öngörülen bir süre bulunması halinde bu sürelere uyum gösterir; aksi durumda kişisel verileri, ancak işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza eder. Şirketimiz tarafından bir kişisel verinin daha fazla saklanması için geçerli bir sebep olmaması durumunda söz konusu veri silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin prosedürler Şirketimizin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda ayrıntılı olarak düzenlenmektedir. 

3.2          Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

Şirketimiz kişisel verileri ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlemez. Kişisel veriler yalnızca aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir:

3.2.1          Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

Şirketimiz kanunların açıkça öngördüğü hallerde kişisel verileri ilgili kişinin açık rızasını aramaksızın işleyebilir.

3.2.2          Fiili İmkânsızlık Nedeniyle Rızasını Açıklayamayacak Durumda Bulunan veya Rızasına Hukuki Geçerlilik Tanınmayan Kişinin Kendisinin ya da Bir Başkasının Hayatı veya Beden Bütünlüğünün Korunması için Zorunlu Olması

Şirketimiz rızanın açıklanamadığı ya da geçerli olmadığı hallerde kişilerin hayat veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel verileri açık rıza aramaksızın işleyebilir.

3.2.3          Bir Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan Doğruya İlgili Olması Kaydıyla, Sözleşmenin Taraflarına Ait Kişisel Verilerin İşlenmesinin Gerekli Olması

Şirketimiz bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olarak sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olması durumunda, hayatın olağan akışı gereği, bu amaçla sınırlı olmak üzere ilgili kişilerin kişisel verilerini açık rıza aramaksızın işleyebilir.

3.2.4          Şirketimizin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirebilmesi İçin Zorunlu Olması

Şirketimiz veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmek için zorunlu olduğu hallerde ilgili kişinin kişisel verilerini açık rıza aramaksızın işleyebilir.

3.2.5          İlgili Kişinin Kendisi Tarafından Alenileştirilmiş Olması

Şirketimiz; ilgili kişilerin kendileri tarafından alenileştirilen, bir başka ifadeyle herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış olan kişisel verilerini, ilgili kişiler tarafından alenileştirilen ve böylelikle herkes tarafından bilinebilecek hale gelen bu tür verilerin işlenmesinde korunması gereken hukuki yararın ortadan kalktığı kabul edilmesi sebebiyle alenileştirme amacıyla sınırlı olarak işleyebilir.

3.2.6          Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması İçin Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Şirketimiz hukuken meşru bir hakkın kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olduğu hallerde ilgili kişilerin kişisel verilerini açık rıza aramaksızın işleyebilir.

3.2.7          İlgili Kişilerin Temel Hak ve Özgürlüklerine Zarar Vermemek Kaydıyla, Şirketimiz Tarafından Meşru Menfaatleri İçin Veri İşlenmesinin Zorunlu Olması

Şirketimiz ilgili kişilerin Kanun ve Politika kapsamında korunan temel hak ve özgürlerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerinin temini için kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olduğu durumlarda ilgili kişilerin kişisel verilerini işleyebilir. Şirketimiz, kişisel verilerin korunmasına ilişkin temel ilkelere uyulması ve Şirketimiz ile kişisel veri sahiplerinin menfaat dengesinin gözetilmesi konusunda gerekli hassasiyeti göstermektedir. Meşru menfaatten kasıt; meşru, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüğü ile yarışabilecek düzeyde etkin, belirli ve halihazırda mevcut olan bir menfaattir. Şirketimiz ilgili kişinin haklarına zarar gelmemesi için ek koruyucu tedbirler almaktadır. Şirketimizin menfaati ile ilgili kişinin temel hak ve özgürlükleri arasında makul bir denge sağlanmaktadır.

3.3          Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

Şirketimiz özel nitelikli kişisel verileri ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlemez. Özel nitelikli kişisel veriler yalnızca aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir:

3.3.1          Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

İlgili kişinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri kanunların açıkça öngördüğü hallerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.

3.3.2          Kamu Sağlığının Korunması, Koruyucu Hekimlik, Tıbbi Teşhis, Tedavi ve Bakım Hizmetlerinin Yürütülmesi, Sağlık Hizmetleri ile Finansmanının Planlanması ve Yönetimi Amacıyla

İlgili kişinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenebilir.

3.4          Kişisel Verilerin Aktarılma Şartları

Şirketimiz kişisel verileri gerekli güvenlik önlemlerini alarak Kanun’un 8. maddesi uyarınca aşağıda belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak üçüncü kişilere aktarabilmektedir:

• İlgili kişinin açık rızasının olması,
• Kanunlarda kişisel verinin aktarılmasına ilişkin açık bir düzenleme olması,
• İlgili kişinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel veri aktarımının zorunlu olması ve ilgili kişinin fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyor olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılmasının gerekli olması,
• Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımının zorunlu olması,
• Kişisel verilerin, kişisel ilgili kişi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri aktarımının zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirketimizin meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımının zorunlu olması.

Özel nitelikli kişisel veriler ise aşağıdaki şartlardan birine dayalı ve sınırlı olarak yeterli önlemler alınmak kaydıyla aktarılabilmektedir:

• İlgili kişinin açık rızasının olması,
• İlgili kişinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri söz konusuysa kanunlarda bu verilerin aktarılmasına ilişkin açık bir düzenleme olması.
• İlgili kişinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri söz konusuysa bu veriler kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından aktarılabilir.

3.4.1          Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılma Şartları

Şirketimiz kişisel verileri gerekli güvenlik önlemlerini alarak Kanun’un 9. maddesi uyarınca ilgili kişinin açık rızasına dayalı olarak yurt dışına aktarabilmektedir.

Bununla birlikte, Şirketimiz kişisel verileri Kanun’un 5. maddesinin ikinci fıkrası ile 6. maddesinin üçüncü fıkrasında belirtilen şartlardan birinin varlığı halinde, Türkiye’nin taraf olduğu uluslararası sözleşme hükümleri saklı kalmak üzere, yalnızca KVK Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere ilgili kişinin açık rızasını aramaksızın da aktarabilmektedir.

4.         KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ VE VERİ KONUSU KİŞİ GRUPLARI

4.1          Kişisel Veri Kategorileri

Kişisel veriler Şirketimiz tarafından aşağıdaki şekilde kategorilendirilerek işlenmektedir:

Kimlik	Kişisel veri sahiplerinin kimliğine dair bilgi içeren veriler: Ad-soyadı, T.C. kimlik numarası, medeni durumu, anne-baba adı soyadı, doğum yeri ve tarihi ve sair kimlik bilgileri ve bu bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport suretleri; vergi numarası, SGK numarası, imza bilgisi, vb.
İletişim	Kişisel veri sahiplerinin iletişim bilgileri: Telefon numarası, adres, e-posta adresi, kayıtlı elektronik posta adresi (KEP), faks numarası vb.
Özlük	Kişisel veri sahiplerinin özlük haklarının korunmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen bilgiler: Özgeçmiş, unvan bilgileri; işe giriş-çıkış belgesi kayıtları; sosyal güvenlik/emeklilik bilgileri, bordro bilgileri, mal bildirimi bilgileri, disiplin soruşturması ve performans değerlendirme raporlarındaki bilgiler vb.
Fiziksel Mekan Güvenliği	Şirket’e ait fiziksel mekanlara girişte ve fiziksel mekanların içerisindeyken alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler: Giriş-çıkış kayıtları, manyetik kart kayıtları, güvenlik kamerası kayıtları, araç plakası vb.
Finans	Şirket’in kişisel veri sahipleri ile kurmuş olduğu her türlü finansal ilişkinin sonucunu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap bilgisi, kredi bilgisi, bilanço bilgileri, finansal profil, malvarlığı ve sigorta bilgileri vb.
Mesleki Deneyim	Kişisel veri sahiplerinin işe alınma süreci ve sonrasında kayıt altına alınan diploma, transkript, eğitim/kurs/sertifika bilgileri, ehliyet bilgisi, yabancı dil bilgisi, referans bilgisi vb.
Görsel ve İşitsel Kayıtlar	Kişisel veri sahiplerinin fiziksel mekan güvenliği kapsamı dışında alınabilen fotoğraf, kamera ve ses kayıtları ile bu verilerin aktarıldığı diğer belgeler: Formlara eklenen fotoğraflar, görüntülü mülakat ve toplantı kayıtları vb.
Risk Yönetimi	Şirket’in itibarını ve finansal düzenini korumak amacıyla işlenen olay/tehlike/risk bildirimleri, kredi kayıt bürosundan alınan bilgiler gibi kişisel veriler.
Lokasyon	Kişisel veri sahiplerinin konumuna ilişkin bilgiler: Kuruluşa ait araçlar veya cihazlar kullanılırken elde edilebilen konum bilgileri; OGS, taşıt tanıma ve yemek kartı vb. sistemler üzerinden elde edilebilen lokasyon verileri.
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi	Çalışan, şirket hissedarı/yetkilisinin aile bireylerine ilişkin kimlik, iletişim verilerini ifade eder.
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLER
Sağlık Bilgileri	Kişisel veri sahiplerine ait sağlık verileri: Muayene bilgileri, sağlık raporları, engellilik durumu, sağlık izinleri, kan grubu bilgileri vb.
Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri	Kişisel veri sahipleri hakkındaki ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbiri kararlarına ilişkin bilgileri içeren belgeler: Adli sicil kayıtları.
Dernek Üyeliği Bilgisi	Kişisel veri sahiplerine ait dernek üyeliği bilgisidir.
Irk ve Etnik Köken Bilgisi	Kişisel veri sahiplerine ait olan ırk ve etnik köken bilgisidir.

4.2          Veri Konusu Kişi Grupları

Bu Politika ve Kanun’un korumasından sadece gerçek kişiler faydalanabilmektedir. Bu kapsamdaki kişisel veri sahipleri aşağıdaki şekilde gruplandırılmıştır:

Çalışan Adayı	Şirketimize herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini şirketimizin incelemesine açmış olan gerçek kişilerdir.
Stajyer	Şirketimizde staj yapan gerçek kişilerdir.
Şirket Hissedarı	Termokar Isıtma Soğutma Klima Chzl. San. VE Tic. A.Ş. hissedarı/ortağı olan kişilerdir.
Şirket Yetkilisi	Termokar Isıtma Soğutma Klima Chzl. San. VE Tic. A.Ş. yetkilisi olan kişilerdir.
Müşteri	Şirketimizin ürünlerini sözleşme ilişkisi kapsamında son tüketiciye ulaştıran bayi, dağıtıcı, satış noktası vb. gerçek veya tüzel kişilerdir.
Müşteri Yetkilisi	Şirketimizin ürünlerini sözleşme ilişkisi kapsamında son tüketiciye ulaştıran bayi, dağıtıcı, satış noktası vb. gerçek kişiler veya tüzel kişilerin gerçek kişi yetkilileridir.
Müşteri Çalışanı	Şirketimizin ürünlerini sözleşme ilişkisi kapsamında son tüketiciye ulaştıran bayi, dağıtıcı, satış noktası vb. gerçek veya tüzel kişilerin kimliği belirli/belirlenebilir çalışanlarıdır.
Yönetim Kurulu Üyeleri	Şirketimizin yönetim kurulu üyesi gerçek kişilerdir.
İş Ortağı Yetkilisi	Şirketimizin bir sözleşme neticesinde işbirliği yaptığı, şirketimizden ekonomik ve hukuksal yönden bağımsız olan gerçek veya tüzel kişilerin yetkilileridir.
Hizmet Sağlayıcı Çalışanı	Müşteri, Taşeron ve Tedarikçi gruplarına dahil olmayan ancak Kuruluşumuzun iş ilişkisi içerisinde bulunduğu Kuruluşumuzdan bağımsız olan gerçek kişiler veya tüzel kişilerin gerçek kişi çalışanlarıdır.
Taşeron Yetkilisi	Şirketimizin bir sözleşme ile asıl işveren-alt işveren ilişkisi kurduğu gerçek kişiler veya tüzel kişilerin yetkilileridir.
Taşeron Çalışanı	Şirketimizin bir sözleşme ile asıl işveren-alt işveren ilişkisi kurduğu gerçek veya tüzel kişilerin kimliği belirli/belirlenebilir çalışanlarıdır.
Tedarikçi	Bir ürün ya da hizmet sunmak amacıyla Şirketimize girdi, ham madde veya ürün sağlayan gerçek veya tüzel kişilerdir.
Tedarikçi Yetkilisi	Bir ürün ya da hizmet sunmak amacıyla Şirketimize girdi, ham madde veya ürün sağlayan gerçek kişiler veya tüzel kişilerin yetkilileridir.
Tedarikçi Çalışanı	Bir ürün ya da hizmet sunmak amacıyla Şirketimize girdi, ham madde veya ürün sağlayan gerçek veya tüzel kişilerin kimliği belirli/belirlenebilir çalışanlarıdır.
Denetçi	Şirketimizin yasa, yönetmelik ve genelgelere uygun hareket edip etmediğinin teftişini yapan ve gerekli raporları hazırlayan gerçek kişidir.
Çalışanın  Aile Bireyleri	Termokar Isıtma Soğutma Klima Chzl. San. VE Tic. A.Ş. Çalışanın aile bireyleridir.
Üçüncü Kişi	Şirket çalışanları için hazırlanan Termokar Isıtma Soğutma Klima Chzl. San. VE Tic. A.Ş. Çalışanlar İçin Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamına ve bu Politikada herhangi bir veri konusu kişi grubuna girmeyen diğer kişilerdir.
Ziyaretçi	Şirketimizin sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi herhangi bir amaç ile ziyaret eden tüm gerçek kişilerdir.
Mali Müşavir	Şirketimizin hesap bilgilerini düzenleyen, analiz eden, varlık, borç ve sermaye hesabı girişlerini yapan gerçek kişidir.

5.         KİŞİSEL VERİLERİ TOPLAMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ

5.1          Kişisel Verileri Toplama Yöntemi

Şirketimiz kişisel verileri madde 6.1’de belirtilen amaçlar doğrultusunda tamamen veya kısmen otomatik yahut otomatik olmayan yollarla; her türlü sözlü, yazılı, elektronik ortamda; aşağıdaki kanallar aracılığıyla ancak bunlarla sınırlı olmaksızın toplamaktadır:

• İş başvuru formları,
• Personel bilgi formları,
• Şirket’e ibraz edilen muhtelif belgeler,
• Şirket’e iletilen posta ve e-postalar,
• Telefon santralleri,
• Kurumsal telefonlar,
• ERP programları,
• Sunucular,
• İlgili yazılımlar,
• Alış-satış faturaları,
• Bordro hesaplama programları,
• Sağlık poliçeleri,
• Sağlık raporları,
• Güvenlik kameraları,
• Şirketin diğer departmanlarında çalışan kişiler, üçüncü kişiler(taşeron firmalar) ve veri sahipleri.

5.2          Kişisel Verilerin Toplanmasının Hukuki Sebebi

Şirketimiz kişisel verileri Kanun’un 5. ve 6. Maddeleri uyarınca aşağıda belirtilen hukuki sebeplerden birine dayanarak toplamaktadır:

• İlgili kişinin açık rızası,
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi;
• Kişisel verinin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirketimiz tarafından meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

6.         KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

6.1          Veri Konusu Kişi Gruplarının Kişisel Veri Kategorilerine İlişkin İşlenme Amaçları İle Eşleştirilmesi

Yukarıda tanım ve kapsamları verilen veri konusu kişi gruplarının kişisel veri kategorilerine ilişkin işlenme amaçları ile eşleştirilmesi aşağıda sunulmaktadır: (Gerçek kişiler yalnızca bir kişi grubu içinde yer alabilirler.)

• Çalışan Adayı

Veri Kategorileri: Kimlik, İletişim, Özlük, Mesleki Deneyim, Görsel ve İşitsel Bilgiler, Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi, Dernek Üyeliği Bilgisi, Irk ve Etnik Köken Bilgisi, Sağlık Bilgisi, Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbiri Bilgisi, Fiziksel Mekan Güvenliği

İşleme Amaçları: Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi, Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi,  Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi, Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi, Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini, Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi, İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini, Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

• Stajyer

Veri Kategorileri: Kimlik

İşlenme Amaçları: İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi

• Müşteri

Veri Kategorileri: Kimlik, İletişim, Finans

İşlenme Amaçları: Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, Hukuk İşlerinin Takibi/Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi/Denetimi, Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi, Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi, Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi, Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi, Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Müşteri Yetkilisi

Veri Kategorileri: Kimlik, İletişim, Finans

İşlenme Amaçları: Acil Durum Yönetim Süreçlerinin Yürütülmesi, Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, Hukuk İşlerinin Takibi/Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi/Denetimi, İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi, Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi, Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi, Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi, Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi,  Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

• Müşteri Çalışanı

Veri Kategorileri: Kimlik, İletişim

İşlenme Amaçları: Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi, Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi, Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

 

• Hizmet Sağlayıcı Çalışanı

Veri Kategorileri: İletişim

İşlenme Amaçları: Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi,  Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi, Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

• Şirket Hissedarı

Veri Kategorileri: Kimlik, İletişim

İşlenme Amaçları: Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini, Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Şirket Yetkilisi

Veri Kategorileri: Kimlik, İletişim

İşlenme Amaçları: Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetim, İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi, Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi, Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

• Yönetim Kurulu Üyeleri

Veri Kategorileri: Kimlik, İletişim, Fiziksel Mekan Güveliği

İşlenme Amaçları: Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini, Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini, Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi, Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• İş Ortağı Yetkilisi

Veri Kategorileri: Kimlik

İşlenme Amaçları: Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Denetçi

Veri Kategorileri: Kimlik, İletişim

İşlenme Amaçları: Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi, Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi

• Mali Müşavir

Veri Kategorileri: Kimlik, İletişim, Finans, Fiziksel Mekan Güvenliği

İşlenme Amaçları: Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini, İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini, Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

• Taşeron Yetkilisi

Veri Kategorileri: Fiziksel Mekan Güvenliği

İşlenme Amaçları: Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini, İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini, Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

• Taşeron Çalışanı

Veri Kategorileri: Kimlik, İletişim, Mesleki Deneyim, Risk Yönetimi, Fiziksel Mekan Güvenliği

İşlenme Amaçları: Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi, Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini, Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

 

• Tedarikçi Yetkilisi

Veri Kategorisi: Kimlik, İletişim, Finans, Fiziksel Mekan Güvenliği

İşlenme Amaçları: Acil Durum Yönetim Süreçlerinin Yürütülmesi, Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini, Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi, Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetim, İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi, Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi, Organizasyon ve Etkinlik Yönetimi, Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi, Talep / Şikayetlerin Takibi, Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini, Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

 

• Tedarikçi Çalışanı

Veri Kategorisi: Kimlik, İletişim, Fiziksel Mekân Güvenliği

İşlenme Amaçları: Acil Durum Yönetim Süreçlerinin Yürütülmesi, Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi, Mal/Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi, Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi, Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi, Talep / Şikayetlerin Takibi

• Çalışanın Aile Bireyleri:

Veri Kategorileri: Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi

İşlenme Amaçları: Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi, Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi, İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

• Üçüncü Kişiler

Veri Kategorisi: Kimlik, İletişim, Özlük

İşlenme Amaçları: Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi, Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi,  Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi,İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

 

• Ziyaretçi

Veri Kategorisi: İletişim

İşlenme Amaçları: Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi,  Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi, Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

Fiziksel Mekânlarda Gerçekleştirilen Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri

Şirketimizin bina ve tesislerinde güvenliğin sağlanması amacıyla giriş-çıkışlar kayıt altına alınmakta ve ortak alanlarda kamerayla izleme yapılmaktadır. Kamerayla izleme yapılan alanlarda buna ilişkin bilgilendirmeler bulunmaktadır.

 

Şirketimizin bina ve tesislerinde sunulan internet erişimine ilişkin kayıtlar 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun ve sair mevzuat uyarınca kayıt altına alınmakta olup bu kayıtlar talep edilmesi halinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarıyla paylaşılabilmekte ve gerektiğinde denetim faaliyetlerinde ilgili hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi için kullanılabilmektedir.

• İnternet Sitesinde Gerçekleştirilen Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri

İnternet sitemizi ziyaret eden çevrimiçi ziyaretçilerin trafik bilgileri bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi amacıyla otomatik olarak işlenmektedir. Öte yandan, 5651 Sayılı Kanun ve sair mevzuat uyarınca yer sağlayıcıların internet sitesi trafik bilgilerini kayıt ve saklama yükümlülüğü bulunmaktadır.

İnternet sitesi kanalıyla işlenen kişisel verilere ilişkin ayrıntılı açıklamalar ilgili internet sitesinde yer almaktadır.

• Haberleşme Kanalları Üzerinden Gerçekleştirilen Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri

Çağrı merkezi, posta, e-posta vb. kanallarla yapılan haberleşmeler Şirketimiz tarafından iş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi ile talep/şikayetlerin takibi amacıyla denetlenmekte ve kaydedilmektedir.

İlgili kişilerin bu kanalları yalnızca iş faaliyetleri kapsamında kullanması gerekmektedir.

7.         KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMA AMAÇLARI VE AKTARILDIĞI KİŞİLER/KURULUŞLAR

7.1          Kişisel Verilerin Aktarılma Amaçları

Şirketimiz, kişisel verileri Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlar çerçevesinde aşağıdaki amaçlarla sınırlı olarak aktarmaktadır:

• Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
• Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
• Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
• Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
• İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi
• Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
• Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
• Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi
• Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi
• Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Talep / Şikayetlerin Takibi

Yetkili Kişi, Kamu Kurum Ve Kuruluşlarına Bilgi Verilmesi

7.2          Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler/Kuruluşlar

Şirketimiz, kişisel verileri aktarılma amacının gerektirdiği veri konusu kişi grupları ve verilerle sınırlı olarak aşağıda belirtilen kişi ve kuruluşlara aktarabilmektedir:

• Tedarikçiler,
• Müşteri
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları,
• Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri (Bankalar, Ticaret Odası, Gelir İdaresi Başkanlığı, Vergi Dairesi, Gerektiği Takdirde Ege Serbest Bölgesi Gümrük, Hukuk Bürosu, Kargo Şirketi, SMMM, Netsis vb.)

8.         KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI VE SAKLANMA SÜRELERİ

8.1          Kişisel Verilerin İmhası

Diğer kanunlarda kişisel verilerin imhasına ilişkin yer alan hükümler saklı kalmak kaydıyla Şirketimiz, bu Kanun ve diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlemiş olduğu kişisel verileri, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak resen veya ilgili kişinin talebi üzerine siler, yok eder veya anonim hale getirir.

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.

Verilerin yok edilmesi; kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.

Verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin maskeleme, değişken çıkartma, genelleştirme vb. tekniklerle başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.

8.2          Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri

Şirketimiz, kişisel verileri kanunlarda ve sair mevzuatta öngörülen süreler uyarınca saklamaktadır. Kanunlarda ve sair mevzuatta öngörülen bir saklama süresi bulunmuyorsa, kişisel veriler Şirketimizin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak o kişisel veriyi işleme amacının gerçekleşmesi için gereken süre kadar saklanmakta, daha sonra periyodik imha süreleri çerçevesinde silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. 

9.         KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI VE KVK KANUNU UYARINCA HAKLARI

9.1          İlgili Kişinin Aydınlatılması

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında ilgili kişileri aydınlatmaktadır. Bu kapsamda, varsa Şirket temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel ilgili kişinin sahip olduğu hakları açıklığa kavuşturmaktadır.

9.2          Politika ve Kanun’un Tamamen veya Kısmen Uygulanmayacağı Haller

Bu Politika ve Kanun hükümleri aşağıdaki hâllerde uygulanmayacaktır:

• Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi,
• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi,
• Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

Bu Politika ve Kanun’un amacına ve temel ilkelerine uygun ve orantılı olmak kaydıyla veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğünü düzenleyen 10’uncu, zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11’inci ve Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğünü düzenleyen 16’ncı maddeleri aşağıdaki hâllerde uygulanmayacaktır:

• Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
• Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
• Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

9.3          İlgili Kişinin KVK Kanunu Uyarınca Hakları

Şirketimiz Kanun’un 10. maddesi uyarınca ilgili kişilere haklarını bildirmekte, söz konusu hakların nasıl kullanılacağına dair yol göstermekte ve tüm bunlar için gerekli iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri gerçekleştirmektedir. Kişisel verileri işlenen kişilerin Kanun’un 11. maddesi uyarınca sahip oldukları haklar aşağıda sayılmaktadır:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Kanun’un 11. maddesinin (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin (düzeltme ve imha), kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.

Kanun’un uygulanmasıyla ilgili talepler ve başvurular internet sitemizde      (www.termokar.com.tr) yer alan başvuru formu doldurularak “info@termokar.com” adresine yazılı olarak bizzat tevdi edilebilir veya noter kanalıyla gönderilebilir ya da kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi (termokaras@hs01.kep.tr), güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanılmak suretiyle elektronik ortamda iletilebilir.

Talepler ve başvurular Şirketimize daha önce bildirilen ve Şirketin sisteminde kayıtlı bulunan ilgili kişiye ait bir elektronik posta adresi varsa …………………. adresine de gönderilebilir.

Talep ve başvurularda,

• Ad, soyadı ve başvuru yazılı ise imza,
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
• Talep konusu

bulunması zorunludur.

Konuya ilişkin bilgi ve belgelerin başvuruya eklenmesi gerekmektedir

Şirketimiz başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak söz konusu işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Şirketimiz kendisine iletilen talebi kabul edebileceği gibi gerekçesini açıklayarak reddedebilir ve yanıtını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi hâlinde Şirketimiz gereğini en kısa sürede yerine getirir ve ilgili kişiyi bilgilendirir. Başvurunun Şirketimizin hatasından kaynaklanması hâlinde alınan ücret ilgili kişiye iade edilir.

Başvurunun reddedilmesi, verilen yanıtın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya yanıt verilmemesi hâllerinde; ilgili kişi, yanıtı öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunma hakkına sahiptir.